Ассистент / Помощник руководителя

Холдинг заводов металлоконструкций (три завода)
1. Ведение календаря руководителя, управление расписанием. Планирование совещаний, встреч, важных событий, график поездок.
2. Встреча посетителей, обеспечение комфортных условий для встреч и переговоров.
3. Ведение и систематизация документов.
Предоставление отчётов по запросу руководителя.
Оформление, написание разного рода писем и иных документов.
Контроль правильности оформления и соблюдения сроков по приказам, регламентам, распоряжениям.
2. Организация, модерация и протоколирование ежедневных совещаний очно или: Битрикс24, ZOOM, YANDEX телемост, Skype, WhatsApp. Выездные совещания.
- Подготовка конференц-залов к предстоящим совещаниям.
- Отслеживание сроков выполнения задач по протоколу сотрудниками заводов.
- Проверка корректности оформления документов. Обеспечение соблюдения сроков и качественного выполнения работы.
3. Trevel-поддержка генерального директора: заказ авиа и ж/д билетов. регистрация на рейсы, замена/возврат билетов, заказ трансферов , с учетом удобства без задержек и лишних пересадок. Подбор и бронирование гостиниц с необходимой локацией.
4. Организация мероприятий, корпоративов.
5. Организация, контроль хозяйственных и бытовых вопросов.
6. Организация любых необходимых процессов: поиск информации, помещений, контактов.
- Организация, контроль ремонта офисных помещений.
- Организация рабочих мест и оснащение офиса для работы всеми необходимыми ресурсами.
- Решение и контроль всех организационных вопросов для стабильного функционирования работы офиса.
7. Взаимодействие с подрядными организациями общехозяйственной деятельности. (Ремонт помещений, клининг, кондиционирование зданий, монтаж/демонтаж различных работ по обслуживанию помещения, по запросу руководителя, а так же свои предложения по решению вопросов.
8. Bitrix24:
- Ведение электронного документооборота. (Регламенты, Приказы, Протоколы и задачи руководителям служб и подразделений заводов мк).
Контроль выполнения задач, поручений от генерального директора в системе Bitrix24, результат/отчет.
9. Административно-хозяйственная часть. Организация, контроль, отчёт.
10. Логистические задачи (найти курьера, авто/авиа перевозку, договорится о получении/передаче груза и т.д.) Организация авиаперевозок ценных грузов. Территория РФ.
11. Организация мероприятий для VIP лиц (авиабилеты, маршрут, трансфер, размещение, программа мероприятий, совещаний).
12. Организованная работа в отсутствии генерального директора.
13. На связи с руководителем 24/7.

Торговая организация (запчасти к спецтехнике).
- Документооборот.
- Выполнение служебных и личных поручений руководителя
- Организация встреч, совещаний руководителя.
- Планирование рабочего дня руководителя а так же собственное.
- Поездки делового (а также личного) характера по поручению руководителя.
- Контроль работы коммерческого отдела. Предоставление отчётности.
- Организация поездок, командировок, авиаперелетов с последующем размещением руководителя.
- Переговоры с партнерами предприятия по поручению руководителя,заключения с ними деловых отношений.
- Анализ и подготовка разноплановой информации для руководителя.
- Контроль исполнения документов и поручений.
- Организация и размещение рекламы.
- Подбор персонала, собеседования.
- Самостоятельная работа в отсутствии руководителя.
- Руководство АХО.
Причина ухода декрет.

- Расценка и комплектация заявок от отдела продаж (5 менеджеров по продажам).
- Работа с поставщиками по г.Челябинску а так же по России. Ведение переговоров, заключение договоров поставки, подготовка спецификаций. Поиск новых поставщиков. Личные встречи.
- Логистика, компании, погрузки/разгрузки, перевозки.
- Обеспечение и организация отправления и доставки груза Покупателю.
- Контроль доставки груза от Поставщиков на склад предприятия.
- Планирование рабочего дня отдела (работники склада, водитель-экспедитор, менеджер снабжения) .
- Проведение инвентаризации.
- Анализ рынка, мониторинг цен.
- Реклама.
- Работа с должниками. Претензии, возврат.
- Взаимозачет с Поставщиками.
- Взаимодействие с лизинговой компанией.
Причина ухода: разделение бизнеса между руководителями, открытие новой деятельности.

Продажа спецтехники и запасных частей.
- Поиск и подбор специалистов.
- Прием на работу и оформление сотрудников. Составление должностных инструкций, трудовых договоров, положений, ведение труд. книжек взаимодействие с юрид. отделом.
- Подбор менеджеров в отдел продаж (результат прибвль в фирму, мне бонус %).
- Ведение переговоров по поручению руководителя с иными организациями по организационно-хозяйственной деятельности
- Подбор информации необходимой руководителю, подготовка аналитических, справочных материалов.
- Организация командировок, поездок, авиаперелетов
- Работа с рекламными продуктами, размещение рекламы.
В подчинении секретарь.

Далее переход на должность руководителя отдела снабжения.

ОО фирма Сима (ПБОЮЛ Севостьянов К.А) оптово-розничная торговля алкогольной и табачной продукции, бакалеи. Филиалы в Челябинской области (Миасс, Чебаркуль, Златоуст), а так же салон мототехники Бомбардир и бутик Lacoste.
В приемной два ген. директора Телефон/факс, эл. Почта. Входящие звонки, мини атс встреча гостей. Взаимодействие со всеми подразделениями и филиалами фирмы (2 филиала г.Миасс, г.Чебаркуль).
- Оперативный поиск и обработка любой информации для руководителя.
- Оформление, ведение и учет распорядительных документов, ведение кадровой документации. Ком. предложения для ген. директора, разного рода письма. Деловая переписка.
- Организация встреч, совещаний, мероприятий на предприятии.
- Поиск, подбор персонала, собеседования, (все подразделения и компании руководителя).
- Оформление сотрудников на работу.
- Реклама: Визитки, вывески, календари, баннеры, размещение рекламы.
- Travel поддержка, маршруты, авиаперелеты, оформление виз.
Причина ухода: декрет